Pflegeeinrichtungen ziehen eine Pflegeagentur zu Hilfe, wenn es zu einer Personalknappheit kommt. Wenn beispielsweise zu viele Mitarbeiter im Urlaub sind oder krankheitsbedingt ausfallen, so wäre die Pflegeeinrichtung unterbesetzt. Allerdings muss ein gesetzlich festgeschriebener Personalschlüssel aufrechterhalten werden. Wenn das verbliebene eigene Personal nicht überstrapaziert werden soll, so bietet eine Pflegeagentur mit der „Vermietung“ von examiniertem Pflegepersonal eine Möglichkeit zum Ausgleich. Die Pflegeagentur fungiert also als Vermittler zwischen den freiberuflichen Pflegekräften und den Pflegeeinrichtungen.
Pflegeagenturen können auch von Privatpersonen für Pflegebedürftige beauftragt werden. Entsprechend der ganz eigenen Vorstellungen werden dann Pflegekräfte vermittelt. Dabei gibt es auch Pflegeagenturen, die sich auf die Vermittlung von Pflegekräften aus Osteuropa spezialisiert haben, um die Einsätze für den Pflegebedürftigen in einem für alle bezahlbaren Rahmen zu halten. Pflegekräfte aus Polen sind sehr gefragt. Bei Interesse an einer Vermittlung von Mitarbeitern über eine Pflegeagentur können sowohl regionale Angebote als auch bundesweit tätige Pflegeagenturen gewählt werden. Grundsätzlich sollte im Einzelfall ein nach den individuellen Vorstellungen ein entsprechendes Angebot eingeholt und mit anderen verglichen werden. Entsprechende Angebote finden sich im Internet oder bei regionalen Anlaufstellen wie Seniorenzentren. Wichtig ist, dass ein Angebot grundsätzlich auf die besonderen Anforderungen des Einzelfalls zugeschnitten werden kann, denn der Pflegebedarf ist schließlich von Fall zu Fall unterschiedlich.
Das Belegungsmanagement oder Auslastungsmanagement zeigt sich für die Planung der Pflegeplätze oder Wohneinheiten mit Service in Pflegeeinrichtungen verantwortlich. Die Organisation und Belegung fallen in diesen Verwaltungsbereich.
In den letzten Jahren ist die Anzahl der Anbieter von Einrichtungen zur Pflege bedürftiger Menschen sehr stark gestiegen. Auch die Zahl der Pflegebedürftigen steigt stetig, wenn auch in geringerem Maße. Gerade für Betreiber von Pflegeheimen und Pflegeleistungsbetrieben ist deshalb ein gut organisiertes Belegungsmanagement ausschlaggebend für den erfolgreichen Betrieb der Pflegeeinrichtung.
Bei einem mangelhaften Belegungsmanagement bleiben Betten in der Pflegeeinrichtung frei. Das Pflegeheim hat entsprechend weniger Einnahmen bei gleich bleibenden Kosten für Heizung, Wasser und Strom, welche auf die geringere Anzahl von Bewohnern umgelegt werden müssen. Entsprechend wird ein Pflegeplatz dadurch natürlich teuerer. Eine niedrige Bewohnerzahl erfordert selbstverständlich auch weniger Personal, so dass Altenpfleger und Altenpflegerinnen sowie Altenpflegehelfer und Altenpflegehelferinnen um ihren Arbeitsplatz bangen müssen. Weniger Personal bedeutet gleichzeitig für die Bewohner ein weniger abwechslungsreiches Freizeitprogramm, was für einen pflegeplatzsuchenden ein wichtiger Aspekt bei der Einrichtungswahl sein könnte.
Die Belegung einer Pflegeeinrichtung wird von vielen Faktoren beeinflusst. In jedem Fall ist ein gutes Belegungsmanagement in folgenden Bereichen unabdingbar:
Entsprechend umfasst ein erfolgreiches Belegungsmanagement auch diese Aufgabenbereiche.
Als Qualitätsmängel werden Mängel bezeichnet, die bei einer Qualitätsprüfung aufgedeckt wurden. Vier unterschiedliche Bereiche werden durch Qualitätsprüfungen untersucht:
In der Pflege werden ähnlich wie Schulnoten Pflegenoten zwischen 1 für sehr gut und 5 für mangelhaft vergeben. Erhält eine Pflegeeinrichtung die Pflegenote 5, so liegen inakzeptable Qualitätsmängel vor.
Wurden im Rahmen der Regelprüfung in einem oder mehreren Bereichen Qualitätsmängel entdeckt, so erhält die Pflegeeinrichtung die Auflage, diese Qualitätsmängel möglichst umgehend zu beseitigen. Bei einer Wiederholungsprüfung wird überprüft, ob der Mangel erfolgreich beseitigt wurde.
Ist eine Pflegeeinrichtung nicht in der Lage einen Qualitätsmangel zu beheben, so werden damit gesetzliche und vertragliche Pflichten verletzt. Die Pflegeversicherung ist in diesen Fällen ermächtigt, die Pflegeleistungen nicht zu vergüten. Zudem wird die Pflegeversicherung in der Regel den bestehenden Versorgungsvertrag mit der Pflegeeinrichtung aufkündigen, so dass die entsprechende Einrichtung geschlossen wird.
Pflegekräfte, die nicht für einen ambulanten Pflegedienst sondern selbstständig tätig sind, werden vom Gesetzgeber als Einzelpflegekräfte angesehen. Die Berufe der Altenpfleger / -innen und Altenpflegehelfer / -innen, die selbstständig ausgeübt werden, fallen darunter.
Mit in Kraft treten der Pflegereform am 01. Juli 2008 wurde eine Regelung für Einzelpflegekräfte ins Gesetz aufgenommen. In § 77 SGB XI wird die Zusammenarbeit dieser Einzelpflegekräfte mit den Pflegeversicherungen geregelt. Damit können zwischen der Pflegekasse und der Einzelpflegekraft zustande kommen, die sowohl die häusliche Pflege als auch die hauswirtschaftliche Versorgung und Betreuung der Patienten sichern. Hierzu müssen allerdings die Wirtschaftlichkeit der Einzelpflegekraft, die günstiger sein muss als Unterbringung in einer Pflegeeinrichtung oder die Inanspruchnahme eines ambulanten Pflegedienstes sein muss, sowie die Notwendigkeit einer Unterstützung in gewissen Bereichen nachgewiesen werden.
Es soll dem Pflegebedürftigen zudem die größtmögliche Selbstständigkeit erhalten werden, so dass er seinen Alltag weitestgehend beibehalten kann. Entsprechend müssen die Bedürfnisse des Patienten bei der Festlegung der Pflegemaßnahmen berücksichtigt werden. Die Selbstbestimmung des Patienten hat immer höchste Priorität. In den Augen des Gesetzgebers kann eine Einzelpflegekraft wesentlich individueller auf diese Bedürfnisse eingehen.
Allerdings gelten laut Gesetz nur Personen als Einzelpflegekräfte, die nicht in einem verwandtschaftlichen oder familiären Verhältnis zu den Pflegebedürftigen stehen. Die Abrechnung der erbrachten Leistungen der Einzelpflegekräfte werden dann direkt über die Pflegeversicherung vergütet.